Gentile Utente,
in questa pagina troverai le informazioni relative alle modalità di trattamento dei dati personali da te forniti al momento del primo accesso al SW Teamsystem Communication VOIspeed UI (di seguito “VOIspeed UI”), che ti consente di accedere ai servizi di collaboration messi a disposizione per i singoli utenti utilizzatori del VOIspeed PBX.
Ti ricordiamo che l’utilizzo dei prodotti e dei servizi TeamSytem Communication a cui è possibile accedere mediante le credenziali abbinate ala VOIspeed UI è soggetto alle relative condizioni e limitazioni contrattuali. Il trattamento dei dati personali effettuato in relazione a ciascuno di questi servizi/prodotti, sarà quindi descritto nelle informative specifiche rilasciate in relazione a ciascun servizio/prodotto al momento della sottoscrizione del contratto o che potranno essere riportate in altre sezioni del sito opportunamente evidenziate.
Forniamo questa informativa non solo per adempiere agli obblighi di legge in materia di protezione dei dati personali previsti dal Regolamento, ma anche perché crediamo che la tutela dei dati personali degli utenti sia un valore fondamentale della nostra attività di impresa e vogliamo fornirti ogni informazione che possa aiutarti a tutelare la tua privacy e a controllare l’utilizzo che viene fatto dei tuoi dati quando accedi alla tua VOIspeed UI.
PRIVACY E SICUREZZA GDPR
Il Responsabile del trattamento dei dati personali è TeamSystem Communication S.r.l. che ha sede a Civitanova Marche in Via Fontanella, 33.
Il Gruppo TeamSystem, di cui Teamsystem Communication fa parte, ha proceduto alla nomina di un Responsabile della Protezione dei dati o Data protection Officer (o “DPO”) ai sensi dell’art. 37 del Regolamento Europeo n. 2016/679 in materia di protezione dei dati personali (“GDPR”). Ciascun interessato può rivolgersi al Responsabile della Protezione dei Dati inviando la sua richiesta all’indirizzo privacy@teamsystem.com, oppure indirizzando la comunicazione via posta a:
TeamSystem Communication S.r.l.
c/o
TeamSystem S.p.A.
Via Sandro Pertini 88
61122 – Pesaro
Tel: 0721/42661
c.a.: Responsabile della Protezione dei Dati
Nel contattarci, l’Interessato dovrà accertarsi di includere il proprio nome, email/indirizzo postale e/o numero/i di telefono, per essere sicuro che la comunicazione possa essere gestita correttamente.
INFORMAZIONI SUI TRATTAMENTI DEI DATI PERSONALI
Quando accedi ai servizi/prodotti o utilizzi la piattaforma telefonica VOIspeed mediante la tua VOIspeed UI, possiamo trattare i seguenti dati personali (cioè dati relativi a persone identificate o identificabili). Per ciascuna tipologia di dato troverai le informazioni relative alla finalità di trattamento, alla natura obbligatoria o facoltativa dei dati forniti, alle modalità e al luogo del trattamento, alla base giuridica del trattamento, nonché dei soggetti a cui i dati possono essere comunicati ed il relativo periodo di conservazione. L’utilizzo della VOIspeed UI permette anche a TeamSystem Communication di raccogliere e conservare per conto del proprio Cliente i dati di log relativi all’attività di accesso e di utilizzo delle piattaforme telefoniche per consentire al Cliente di verificare, attraverso l’accesso a tali dati, l’operatività delle piattaforme stesse nel rispetto dei requisiti di sicurezza previsti dal Regolamento.
NOME, COGNOME, EMAIL E PASSWORD
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FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
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- Permetterti di creare e attivare l’account associato alla tua VOIspeed UI.
- Consentirti di accedere ai diversi prodotti/servizi di telefonia del VOIspeed PBX mediante la VOIspeed UI.
- Fornirti eventuale supporto nel recupero delle credenziali di accesso alla tua VOIspeed UI.
- Adempiere agli obblighi derivanti dalla normativa vigente.
- Previa acquisizione del tuo consenso e limitatamente ai dati di contatto, inviarti messaggi promozionali, via email o con messaggi automatici, sui prodotti/servizi TeamSystem Communication e di altre società del Gruppo, e per proporti ricerche di mercato o attività promozionali in genere promosse da TeamSystem Communication. Qualora fosse richiesto il conferimento di eventuali dati per tale finalità, ipotesi del tutto residuale, tale conferimento sarà facoltativo.
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CONFERIMENTO DEI DATI OBBLIGATORIO O OPZIONALE
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- Obbligatorio per permetterti di creare e attivare l’account associato alla tua VOIspeed UI.
- Obbligatorio per consentirti l’accesso ai diversi prodotti/servizi di telefonia del VOIspeed PBX mediante la VOIspeed UI.
- Salvo il caso in cui il dato sia necessario per altre finalità, il rilascio dei dati per l’invio di messaggi promozionali sui prodotti/servizi TeamSystem Communication e, eventualmente, di altre società del Gruppo o per attività di profilazione è opzionale e potrà essere omesso.
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MODALITÀ E LUOGO DI TRATTAMENTO
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- I trattamenti connessi alla creazione, all’attivazione e utilizzo dell’account associato alla tua VOIspeed UI hanno luogo presso la sede del Titolare e/o presso i Responsabili del trattamento che operano il trattamento per conto di TeamSystem Communication all’interno dell’Unione Europea (es. supporto nelle attività di customer service e di marketing, o i fornitori di servizi di hosting in cloud). I dati personali sono trattati prevalentemente con strumenti automatizzati. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti e accessi non autorizzati.
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BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO DEI DATI
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- Per quanto riguarda le finalità collegate alla creazione, attivazione e utilizzo dell’account associato alla tua VOIspeed UI per l’accesso ai diversi prodotti/servizi di telefonia del VOIspeed PBX, i tuoi dati sono trattati per fornirti il servizio richiesto.
- Per quanto riguarda le finalità di invio di messaggi promozionali e/o per finalità di profilazione, i dati sono trattati solo con il tuo consenso.
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DESTINATARI DEI DATI
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- I tuoi dati potrebbero essere comunicati ad altre società del Gruppo TeamSystem per la gestione dei profili di accesso nei casi in cui l’applicativo sia di altra società del Gruppo, ovvero per svolgere alcune attività per la gestione tecnica del tuo account associato alla tua VOIspeed UI e in tal caso le società operano come Responsabili del trattamento.
- In caso di consenso al trattamento dei dati per finalità di marketing e/o profilazione, i tuoi dati potranno essere trattati anche da società che operano come Responsabili del trattamento a supporto di TeamSystem Communication nelle attività di marketing e/o profilazione (es. fornitori di servizi DEM).
- I tuoi dati potrebbero essere comunicati anche alle Autorità competenti e ad altri soggetti legittimati in adempimento degli obblighi di legge.
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PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
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- Per la durata dell’account associato alla tua VOIspeed UI, fino a cancellazione dell’account. I dati potranno essere conservati fino a 10 anni a fini civilistici per ragioni di tutela in caso di controversie.
- In caso di trattamento dei tuoi dati per finalità di marketing i dati sono conservati sino a revoca del consenso. I dati di profilazione saranno conservati per un periodo massimo di 24 mesi o fino al diverso termine massimo previsto dalla legge.
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INDIRIZZO IP, DATI DI NAVIGAZIONE E DATI DI LOG
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FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
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- Log relativi all’utilizzo della VOIspeed UI.
- Previa acquisizione del tuo consenso, inviarti messaggi promozionali sui prodotti/servizi TeamSystem Communication e di altre società del Gruppo.
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CONFERIMENTO DEI DATI OBBLIGATORIO O OPZIONALE
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- Obbligatorio per accedere e utilizzare i prodotti/servizi di telefonia del VOIspeed PBX mediante la VOIspeed UI.
- Salvo il caso in cui il dato sia necessario per altre finalità, il rilascio dei dati per l’invio di messaggi promozionali sui prodotti/servizi TeamSystem Communication e, eventualmente, di altre società del Gruppo o per attività di profilazione è opzionale e potrà essere omesso.
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MODALITÀ E LUOGO DI TRATTAMENTO
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- I trattamenti connessi ai servizi telefonici cui accedi tramite la tua VOIspeed UI hanno luogo presso la sede del Titolare e/o presso i Responsabili che operano il trattamento per conto di TeamSystem Communication all’interno dell’Unione Europea (es. hosting dei dati di log raccolti per conto del Cliente). I dati personali sono trattati prevalentemente con strumenti automatizzati. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.
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BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO DEI DATI
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- I tuoi dati sono trattati sulla base della necessità di fornirti gli strumenti necessari per accedere al sito e/o alle altre piattaforme gestionali messe a disposizione da TeamSystem.
- Per quanto riguarda le finalità di profilazione e/o marketing, i dati di navigazione e l’indirizzo IP sono trattati solo se hai espresso il tuo consenso specifico.
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DESTINATARI DEI DATI
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- I tuoi dati potrebbero essere comunicati ad altre società del Gruppo TeamSystem, che operano come Responsabili del trattamento, per la gestione tecnica del tuo account associato alla VOIspeed UI (i dati di log saranno conservati presso un fornitore terzo con data center nell’Unione Europea).
- In caso di consenso al trattamento dei dati per finalità di marketing e/o profilazione, i dati potranno essere trattati anche da società che operano come Responsabili del trattamento a supporto di TeamSystem nelle attività di marketing e/o profilazione (es. invio di DEM).
- I dati potrebbero essere comunicati anche alle Autorità competenti e ad altri soggetti legittimati in adempimento degli obblighi di legge.
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PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
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- Per la durata dell’account associato alla tua VOIspeed UI, fino a cancellazione dell’account. Ferma restando la conservazione dei log per un periodo massimo di 24 mesi (per consentire le verifiche interne) gli altri dati potranno essere conservati fino a 10anni a fini civilistici per ragioni di tutela in caso di controversie.
- In caso di trattamento dei tuoi dati per finalità di marketing i dati sono conservati sino a 24 mesi o al maggior termine consentito dalla legge.
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DATI RELATIVI ALLE CHIAMATE EFFETTUATE/RICEVUTE, AI FILE AUDIO DI REGISTRAZIONI E MESSAGGI DI CASELLA VOCALE, AI CONTENUTI DELLE CHAT E RELATIVI ALLEGATI, AGLI SMS INVIATI
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FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
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- Consentirti di accedere ai diversi prodotti/servizi di telefonia del VOIspeed PBX mediante la VOIspeed UI.
- Prestare assistenza in relazione ai prodotti/servizi a cui hai accesso attraverso la tua VOIspeed UI.
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CONFERIMENTO DEI DATI OBBLIGATORIO O OPZIONALE
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- Obbligatorio per consentirti l’accesso ai diversi prodotti/servizi telefonici e prestare la necessaria assistenza in relazione ad essi.
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MODALITÀ E LUOGO DI TRATTAMENTO
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- I trattamenti connessi all’utilizzo di prodotti/servizi mediante VOIspeed UI e all’eventuale assistenza sui prodotti/servizi hanno luogo presso la sede del Titolare e/o presso i Responsabili del trattamento che operano il trattamento per conto di TeamSystem all’interno dell’Unione Europea.
- I dati personali sono trattati prevalentemente con strumenti automatizzati. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti e accessi non autorizzati.
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BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO DEI DATI
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- Per quanto riguarda le finalità collegate all’utilizzo dei prodotti/servizi di telefonia del VOIspeed PBX mediante la VOIspeed UI e all’assistenza in relazione ad essi, i tuoi dati sono trattati sulla base della necessità di eseguire le tue richieste o quelle del Cliente.
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DESTINATARI DEI DATI
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- I tuoi dati potrebbero essere comunicati ad altre società del Gruppo TeamSystem, che operano come Responsabili del trattamento, per le sole attività legate alla gestione tecnica e all’assistenza della VOIspeed UI.
- I dati potrebbero essere comunicati anche alle Autorità competenti e ad altri soggetti legittimati in adempimento degli obblighi di legge.
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PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
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- Per la durata dell’utilizzo della VOIspeed UI, fino a cancellazione dell’account. I dati potranno essere conservati fino a 10anni a fini civilistici per ragioni di tutela in caso di controversie.
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MODIFICA DELLE SCELTE E REVOCA DEL CONSENSO
Se cambi idea, puoi modificare in qualsiasi momento le scelte che hai fatto contattandoci nei modi indicati nel paragrafo seguente. L’eventuale mancato rilascio o revoca del consenso ove obbligatorio rendono impossibile la fruizione del SW VOIspeed UI.
DIRITTI DEGLI INTERESSATI
Potrai accedere in qualunque momento e gratuitamente ai tuoi dati, ricevere i tuoi dati personali elettronici in un formato strutturato e comunemente utilizzato leggibile meccanicamente e chiederci di trasmetterli a un altro titolare del trattamento (portabilità dei dati), nonché farli correggere, aggiornare, modificare o eliminare (fatte salve le eventuali eccezioni applicabili). Ti informiamo che le richieste di cancellazione dei dati sono subordinate agli obblighi vigenti di legge e di conservazione dei documenti che ci sono imposti da norme di legge o regolamentari e/o alle impostazioni determinate dal DPO della vostra organizzazione.
Potrai altresì aggiornare i dati forniti a TeamSystem Communication S.r.l. ed esercitare gli altri tuoi diritti rivolgendo la tua richiesta al Responsabile della Protezione dei Dati all’indirizzo email privacy@teamsystem.com, oppure via posta a
TeamSystem Communication S.r.l.
c/o
TeamSystem S.p.A.
Via Sandro Pertini 88
61122 – Pesaro
Tel: 0721/42661
c.a.: Responsabile della Protezione dei Dati
Nel contattarci, l’Interessato dovrà accertarsi di includere il proprio nome, email/indirizzo postale e/o numero/i di telefono, per essere sicuro che la comunicazione possa essere gestita correttamente.
Qualora ritenessi che vi sia un problema nelle modalità di gestione dei dati personali, avrai il diritto di presentare una denuncia presso l’autorità per la protezione dei dati personali nazionale (Garante per la protezione dei dati personali).
