Come VOIspeed influisce sulla strategia aziendale: il caso de Il Tetto del Mondo Srl

La sfida di Il Tetto del Mondo srl prima di VOIspeed

Marcello Incerti, titolare di Tetto del mondo s.r.l., uno studio di amministrazione condominiale, ha affrontato la crescente complessità nella gestione delle chiamate in un’azienda con oltre dieci postazioni telefoniche.

Prima dell’implementazione di VOIspeed, l’azienda aveva come sistema telefonico un centralino analogico tradizionale, che poneva limiti evidenti per la tracciabilità dei contatti e la flessibilità operativa.

“La logistica delle chiamate era medievale, con cordless passati di mano in mano. VOIspeed ci ha offerto una soluzione razionale per migliorare la gestione delle chiamate e risparmiare tempo.”

Come Il Tetto del Mondo ha adottato VOIspeed

Nel 2008, lo studio ha adottato VOIspeed grazie alla sua integrazione con Danea Domustudio, il loro gestionale di riferimento.

L’opzione di intercettare il nome del chiamante direttamente da Danea è stata cruciale nella decisione di passare a VOIspeed. Questo cambiamento ha rivoluzionato la logistica delle chiamate, migliorando il trasferimento delle chiamate in maniera più razionale.

“VOIspeed è diventato il nostro alleato quando si è integrato con Danea. Ci interessava poter intercettare il nome del chiamante nel momento in cui arrivava una telefonata e per la possibilità di far partire le chiamate direttamente dalla rubrica di Danea. Ciò ha permesso di ottimizzare il nostro sistema di chiamate e semplificare il nostro flusso di lavoro.”

La rivoluzione delle comunicazioni

L’utilizzo di VOIspeed ha comportato miglioramenti significativi nella gestione delle chiamate, riducendo i tempi di risposta e ottimizzando la logistica aziendale.

L’introduzione della chat interna ha fornito un canale più professionale rispetto al canale WhatsApp dello studio, dove si tendeva a condividere messaggi e contenuti non attinenti al lavoro. Inoltre, l’applicazione mobile di VOIspeed e la possibilità di utilizzare la propria interfaccia utente da remoto, ha garantito la continuità operativa durante il periodo di smart working e ha permesso di collegare le tre sedi tramite lo stesso centralino.

“Usiamo molto la chat interna, un canale più professionale di WhatsApp, nel quale spesso finivano video e immagini non utili al lavoro, mentre la chat di VOIspeed viene percepita dagli utenti come un canale più professionale. Molto comodo è anche l’utilizzo di VOIspeed sul proprio telefono cellulare, nel periodo del covid già facevamo uno smartworking parziale, successivamente lo abbiamo semplicemente applicato a tutti i dipendenti quando si è reso necessario, utilizzare VOIspeed da remoto è stato veramente utile. In più ho 3 sedi, adesso sono tutte connesse allo stesso centralino e riusciamo a passarci le chiamate come se fossimo tutti nello stesso ufficio”.

Ottimizzazione strategica basata sui dati

VOIspeed non ha migliorato solamente la comunicazione di studio. Infatti, Tetto del mondo Srl è riuscita a ottimizzare anche la strategia di business: analizzando i dati estrapolati dal registro delle chiamate di VOIspeed, lo studio ha adattato gli orari di ricevimento al pubblico in base all’afflusso di chiamate, implementando uno smart working mirato e limitando la presenza di operatori nei momenti di minor affluenza.

Questa strategia ha migliorato l’efficienza operativa e garantito la sicurezza di avere un servizio di alto livello sempre disponibile.

“Analizzando i dati di VOIspeed, abbiamo ottimizzato la nostra strategia aziendale in base alle fasce orarie di maggior affluenza. Ad esempio, il pomeriggio abbiamo chiuso al pubblico e smesso di rispondere al telefono, poiché le chiamate erano molto più limitate rispetto al mattino. Analogamente, il venerdì abbiamo scelto di chiudere al pubblico, dato che non c’era una richiesta significativa in quel giorno. Questi cambiamenti ci hanno permesso di concentrarci sul lavoro amministrativo durante i periodi di minor affluenza, analizzando le chiamate in sincronia con i pagamenti in cassa. Questa analisi ci ha guidato nell’ottimizzazione dei tempi di lavoro e nell’efficienza complessiva dello studio”.

La voce dei dipendenti

L’adozione di VOIspeed è stata accolta positivamente da dipendenti e clienti, percependo il cambiamento come utile e funzionale. In più, Marcello ha elogiato il supporto di VOIspeed apprezzando la competenza e la prontezza del team di assistenza.

“Il supporto di VOIspeed? Direi strepitoso, tra le tante aziende dalle quali ci forniamo, la vostra è una delle poche che risponde sempre alle nostre richieste di assistenza in pochissimo tempo, sempre effettuato da persone competenti. Siamo super contenti di questo aspetto”.

Un consiglio per tutti gli studi

Marcello raccomanda VOIspeed agli studi che cercano un salto di qualità nella gestione delle comunicazioni aziendali. Marcello sottolinea il valore del servizio unico e personalizzato offerto da VOIspeed, considerandolo un investimento ripagato in pieno.

“Ho già consigliato più di una volta VOIspeed ad altri colleghi che hanno notato come sia più costoso di altri ma, per livello di servizio offerto, posso affermare che è sicuramente all’altezza delle aspettative”.