Ma a livello di privacy, cosa è necessario fare per utilizzare questo strumento correttamente e non incorrere nelle costose sanzioni degli organi di vigilanza?
La voce è considerata un dato personale ai sensi del Regolamento europeo sulla protezione dei dati (GDPR). Ciò significa che, quando si effettua una registrazione della chiamata, si deve rispettare la normativa sulla privacy anche in caso di uso sporadico e non organizzato.
Cosa fare per mantenere il pieno rispetto della normativa?
Come primo passo, l’azienda deve configurare i motivi per cui si vuole/deve effettuare la registrazione. Ad esempio, nel caso mi trovassi in macchina e, per comodità, volessi registrare una chiamata per non dimenticare dei dati utili potrei individuare come motivo della registrazione delle finalità commerciali di assistenza al cliente, di primo contatto con il cliente, o di supporto al cliente.
Infatti, il principio di minimizzazione dei dati stabilisce che l’azienda raccolga solo i
dati necessari per le motivazioni specificate e ritiene illecita la raccolta informazioni personali che non sono necessarie allo scopo della registrazione.
Dopo aver stabilito le finalità, come secondo passo si dovrà riportare all’interno
della propria informativa le finalità delle registrazioni, quali dati potrebbero essere raccolti ed i relativi tempi di conservazione. Questa informativa corrisponde a quella estesa, da riportare nel sito o nelle pagine relative alla propria attività.
Infine, prima di avviare l’eventuale registrazione, dovrete avvisare l’utente dall’altro capo del telefono dell’intenzione di avviare la registrazione, ciò si definisce informativa minima. La permanenza del ricevente in linea equivarrà all’accettazione da parte dello stesso dell’informativa e potremo procedere con la registrazione. Ovviamente, all’interno della registrazione, dovranno essere presenti solamente i dati stabiliti nell’informativa redatta e per le finalità specificate.
È importante ricordare che la privacy ha la precedenza sulle norme lavorative. L’azienda deve assicurarsi che il monitoraggio a distanza dei propri dipendenti sia conforme alla legge.
In conclusione, registrare le telefonate in ambito aziendale è possibile ma è necessario rispettare la normativa sulla privacy e valutare attentamente le finalità del trattamento e i dati da raccogliere. L’azienda deve informare l’utente della registrazione delle chiamate e tutelare i diritti e le libertà degli interessati. In questo modo, potremo rendere la registrazione delle chiamate uno strumento fondamentale e sicuro da utilizzare per migliorare il livello di servizio verso i nostri stakeholders.
