La transizione digitale, ovvero l’inevitabile migrazione di prodotti e processi dal fisico al digitale, è ormai una realtà consolidata.
L’ambito della collaborazione aziendale è quello che ha subito l’evoluzione più rapida negli ultimi 2 anni, passando quasi totalmente in cloud.
Possiamo definire la collaborazione online come la modalità di lavoro organizzato tra colleghi per raggiungere gli obiettivi prefissati, tramite una infrastruttura di reti e servizi basata sulla tecnologia cloud che consente la cooperazione a distanza.
Nel seguente articolo andremo ad approfondire tre aspetti specifici della collaborazione online:ù
- Strumenti di collaborazione aziendale
- Vantaggi uso degli strumenti di collaborazione
- Interoperabilità degli strumenti e UCC
Strumenti di collaborazione aziendale
Negli ultimi anni tool e software in cloud hanno reso la possibilità di collaborare con i propri colleghi anche a distanza.
Alla base di questa rivoluzione c’è senza dubbio lo sviluppo crescente delle tecnologie in Cloud, grazie alle quali è venuta meno la necessità di dotarsi di applicativi hardware e/o server costosi e di difficile manutenzione.
Al contrario, oggi sono sufficienti notebook, tablet o smartphone per collaborare ovunque ci si trovi.
Nello specifico, gli strumenti di collaborazione online possono essere suddivisi in 4 macro aree:
- Strumenti di telefonia in cloud: dedicati alla fruizione delle linee telefoniche aziendali senza vincoli hardware o spaziali.
- Strumenti di Instant Messaging: dedicati ad una comunicazione in tempo reale tramite chat.
- Strumenti di Conferencing: dedicati allo svolgimento di audio conferenze e video conferenze a distanza.
- Strumenti di file sharing: dedicati alla condivisione di documenti, file o informazioni.
Vantaggi uso degli strumenti di collaborazione
Con la diffusione capillare e la varietà di applicazioni disponibili, in molti hanno già la consapevolezza di alcuni dei vantaggi derivanti dall’uso di questi strumenti.
Tuttavia, spesso vengono sottovalutati i vantaggi ottenuti dall’utilizzo integrato degli stessi.
Effettuando un’analisi più approfondita, è possibile riassumerli come segue:
- Scalabilità: hanno la capacità di accompagnare il percorso di crescita aziendale senza richiedere continui adeguamenti all’infrastruttura IT
- Incremento efficienza tra colleghi: più persone possono condividere file e calendari per coordinare gli impegni propri e altrui, riducendo i tempi operativi;
- Abbattimento costi: le riunioni online eliminano o almeno riducono i costi connessi agli spostamenti;
- Aumento reperibilità e flessibilità: la varietà degli strumenti di collaborazione online permettono di essere sempre reperibili grazie alla possibilità di accesso remoto su qualsiasi dispositivo;
- Miglioramento dei processi: i processi aziendali vengono resi più fluidi grazie all’accessibilità immediata,alla modificabilità e al controllo di documenti e informazioni;
- Incremento sicurezza dei dati: l’utilizzo di una piattaforma condivisa in cloud sposta sul fornitore il problema degli aggiornamenti e sicurezza.
Ovviamente, gli strumenti di collaborazione online scelti dall’organizzazione devono essere user-friendly poiché, se risultano più complicati di quelli già conosciuti dal lavoratore, quest’ultimo tenderà a continuare a scegliere autonomamente come comunicare con colleghi, clienti e fornitori.
Interoperabilità degli strumenti e UCC
L’utilizzo dei diversi strumenti di collaborazione, nonostante i grandi vantaggi sopra elencati, pone comunque il problema della interoperabilità: per ogni nuovo strumento che entra all’interno di un ecosistema aziendale, è fondamentale verificare che sia possibile integrarlo facilmente e in modo ottimale all’interno di questo stesso ecosistema, e in particolare con gli altri strumenti preinstallati.
Quando questo non accade, si va ad impattare negativamente sui flussi di lavoro e, di conseguenza, sulla produttività.
Per questo, è inevitabile parlare della Unified communication and collaboration (UCC) definita come l’insieme degli strumenti che consentono di supportare e gestire – attraverso un’unica interfaccia – comunicazione, collaborazione e condivisione di informazioni tra dipendenti e tra dipendenti e partner esterni.
Tramite l’utilizzo di piattaforme UCC, è possibile integrare tutti gli strumenti elencati precedentemente, per fornire un’esperienza di lavoro completa e fluida che aiuta i team a operare con maggiore efficienza.
Il presente e il futuro del successo aziendale ha già un protagonista, la piattaforma UCC: espressione massima del lavoro agile, che permette di avere a disposizione tutte le risorse necessarie sempre con sé, senza avere la pretesa di essere tecnici informatici.
